Roszczenia z kontraktu FIDIC krok po kroku — terminy i procedura

Czym jest roszczenie w kontrakcie FIDIC i kiedy powstaje?

Roszczenie (ang. claim) w FIDIC to sformalizowany wniosek strony kontraktu o dodatkowy czas na ukończenie robót (EOT), dodatkową płatność albo jedno i drugie. Nie jest to jeszcze spór — to normalny, przewidziany w kontrakcie tryb reagowania na zdarzenia, których umowa nie wyceniła z góry.

Typowe zdarzenia uzasadniające roszczenie wykonawcy to: opóźnione przekazanie placu budowy lub dokumentacji, nieprzewidywalne warunki gruntowe, zmiany zakresu robót, wyjątkowo niekorzystne warunki pogodowe czy zmiana przepisów. Zamawiający również zgłasza roszczenia — na przykład o kary umowne lub koszty usunięcia wad; w edycji 2017 procedura jest wprost obustronna (klauzula 20 obejmuje roszczenia obu stron, spory wydzielono do klauzuli 21).

Kluczowa zmiana perspektywy, którą warto przyjąć od pierwszego dnia budowy: roszczenie powstaje przy zdarzeniu, nie przy konflikcie. Kto czeka z formalnościami, aż „będzie się działo”, zwykle dowiaduje się, że terminy minęły kilka miesięcy wcześniej.

Ile czasu ma wykonawca na powiadomienie o roszczeniu?

Co do zasady 28 dni. W edycji 1999 (subklauzula 20.1) wykonawca powiadamia Inżyniera „tak szybko, jak to możliwe, nie później niż 28 dni” od dnia, w którym dowiedział się — lub powinien był się dowiedzieć — o zdarzeniu uzasadniającym roszczenie. Edycja 2017 utrzymuje 28-dniowe powiadomienie (Notice of Claim) w klauzuli 20.

Trzy rzeczy, które w praktyce przesądzają o skuteczności powiadomienia:

Po pierwsze, moment startu. Termin biegnie od wiedzy o zdarzeniu (także tej, którą „powinno się mieć”), a nie od chwili, gdy zdarzenie zaczęło boleć finansowo. Po drugie, forma i adresat — powiadomienie musi być złożone w trybie przewidzianym w kontrakcie; e-mail do kierownika budowy może nie wystarczyć, jeśli warunki wymagają pisma do Inżyniera na wskazany adres. Po trzecie, treść: na tym etapie wystarczy wskazanie zdarzenia lub okoliczności, z których roszczenie wynika. Nie trzeba jeszcze podawać kwot — i lepiej nie zgadywać ich pochopnie.

Samo powiadomienie to dopiero początek. W edycji 1999 w pełni szczegółowe roszczenie — z podstawą kontraktową, wyliczeniami i dokumentami — składa się co do zasady w 42 dni (liczone tak jak powiadomienie: od wiedzy o zdarzeniu), w edycji 2017 termin wydłużono do 84 dni. Różnica ma znaczenie: w 2017 brak wskazania podstawy roszczenia w tym terminie może spowodować wygaśnięcie skutków powiadomienia.

Co się dzieje, gdy termin zostanie przekroczony — czy roszczenie przepada?

Według litery FIDIC — tak: warunki przewidują, że przy spóźnionym powiadomieniu wykonawca traci prawo do dodatkowego czasu i płatności, a zamawiający zostaje zwolniony z odpowiedzialności. To tak zwany skutek prekluzyjny i traktowanie 28 dni jako terminu granicznego to jedyna bezpieczna praktyka.

Na gruncie polskiego prawa obraz jest jednak bardziej zniuansowany. Sąd Najwyższy w wyroku z 23 marca 2017 r. (V CSK 449/16) uznał, że termin z subklauzuli 20.1 to umowny termin notyfikacyjny — akt staranności dopuszczalny w ramach swobody umów, a nie niedozwolona modyfikacja przedawnienia. Jednocześnie z tego samego wyroku płyną dwa zastrzeżenia. Skuteczność prekluzji podlega ocenie przez pryzmat zasad współżycia społecznego — w sprawie rozstrzyganej przez SN zarzut spóźnienia okazał się bezskuteczny, bo zamawiający znał roboty i zapewniał o zapłacie. Ponadto prekluzja obejmuje odpowiedzialność kontraktową — nie zamyka automatycznie drogi do roszczeń z bezpodstawnego wzbogacenia.

Praktyczny wniosek jest dwustronny. Jeśli jesteś wykonawcą: pilnuj 28 dni bezwzględnie, ale po przekroczeniu terminu nie rezygnuj bez analizy — okoliczności sprawy mogą dawać realne argumenty. Jeśli jesteś zamawiającym: zarzut spóźnienia nie jest automatem i wymaga oceny, jak zachowywały się obie strony.

Jak przygotować i udokumentować pełne roszczenie?

Szczegółowe roszczenie to dokument, który musi odpowiedzieć na trzy pytania: co się stało i dlaczego uprawnia do roszczenia (podstawa faktyczna i kontraktowa), jaki miało wpływ na czas lub koszt (związek przyczynowy) oraz ile dokładnie wynosi żądanie (wyliczenie). Słabość w którymkolwiek z tych ogniw to najczęstszy powód odrzucenia roszczenia przez Inżyniera.

O jakości roszczenia decyduje dokumentacja prowadzona zanim ktokolwiek pomyślał o roszczeniu: wpisy w dzienniku budowy, korespondencja z Inżynierem i zamawiającym, protokoły narad, harmonogramy bazowe i aktualizowane, ewidencja przestojów sprzętu i ludzi, zapisy kosztów przypisane do zdarzenia. Przy zdarzeniach o skutkach ciągłych (na przykład przedłużający się brak frontu robót) FIDIC wymaga roszczeń przejściowych składanych okresowo i roszczenia końcowego po ustaniu skutków — to kolejny punkt, w którym łatwo o potknięcie formalne.

W mojej praktyce różnica między roszczeniem wygranym a przegranym rzadko leży w prawie — najczęściej leży w dokumentach z pierwszych tygodni zdarzenia.

Kto rozstrzyga spór — Inżynier, Komisja Rozjemcza, arbitraż?

Pierwszy krok należy do Inżyniera Kontraktu: po otrzymaniu szczegółowego roszczenia konsultuje je i wydaje określenie. W edycji 2017 procedura z subklauzuli 3.7 ma sztywne ramy czasowe — co do zasady 42 dni na próbę uzgodnienia i kolejne 42 dni na określenie; brak odpowiedzi traktuje się jak odrzucenie roszczenia.

Jeśli strona nie zgadza się z określeniem, roszczenie przeradza się w spór (dispute) i trafia do Komisji Rozjemczej — w edycji 1999 DAB, w edycji 2017 DAAB, z założenia stała i powoływana na początku kontraktu, by zapobiegać sporom, a nie tylko je rozstrzygać. Komisja wydaje decyzję co do zasady w 84 dni; decyzja jest wiążąca natychmiast, a jeśli żadna strona nie złoży w 28 dni zawiadomienia o niezadowoleniu (NOD), staje się ostateczna. Dopiero po tym etapie — i po próbie polubownego rozwiązania — sprawa może trafić do arbitrażu lub sądu.

Warto widzieć tę drabinę realistycznie: zdecydowana większość roszczeń kończy się na poziomie Inżyniera albo negocjacji, a dobrze poprowadzona procedura często pozwala w ogóle uniknąć eskalacji. Z drugiej strony każdy szczebel ma własne terminy — i przegapienie któregokolwiek potrafi zamknąć drogę na kolejny. Jak wygląda prowadzenie sporu, gdy eskalacja okaże się konieczna, opisujemy na stronie procesów i negocjacji.